De la Excel la sistem AML real: cum am digitalizat raportarea tranzacțiilor suspecte pentru un client din sectorul financiar

Studiu de caz anonimizat: de la fișiere fragile, verificări manuale și risc operațional la workflow AML auditabil, centralizat și pregătit pentru raportare.

În multe companii din sectorul financiar, procesele AML pornesc simplu: Excel, foldere, emailuri între departamente și multă muncă manuală. La volum mic pare suficient; la creștere devine fragil — mai mulți clienți, alerte, versiuni de fișiere, risc.

Acest studiu de caz prezintă digitalizarea identificării, analizei și pregătirii raportării tranzacțiilor suspecte pentru un client din sectorul financiar (anonimizat). Obiectivul nu a fost doar „să înlocuim Excel-ul”, ci un sistem auditabil: alerte, investigații, documente, decizii și istoric într-un flux clar.

Contextul inițial

Clientul avea proceduri AML, responsabil de conformitate și metodologie — dar instrumentul era fragmentat: fișiere Excel pentru clienți, tranzacții, alerte, cazuri; foldere cu documente; emailuri pentru aprobări; rapoarte manuale. O alertă putea trece prin mai multe locuri fără istoric unitar.

Problema cu Excel în AML

• fără sursă unică de adevăr — versiuni multiple ale aceluiași fișier;
• lipsă trasabilitate — cine a schimbat statusul, când, de ce;
• erori manuale la copiere date;
• fără workflow clar: nouă → analiză → escaladare → raportare;
• pregătire greoaie a raportării — date adunate din surse disparate.

Obiectivele proiectului

Centralizare alerte, bază de date controlată, workflow cazuri, istoric complet, documente atașate, decizii standardizate, rapoarte interne, acces pe roluri, audit logs, dashboard conformitate — păstrând controlul uman: sistemul ajută analiza, nu decide singur suspiciunea.

Soluția: platformă AML internă

Module: clienți, tranzacții, alerte, cazuri AML, documente, workflow, scoring risc, audit logs, dashboard, exporturi, roluri. Fiecare caz = fișă unică: client, tranzacții, alertă, documente, note, decizii, status, pași următori.

Migrare din Excel

Prima etapă: analiză structură, curățare, mapare — coloane denumite diferit, statusuri neuniforme, duplicate, comentarii în celule. Reguli de validare înainte de import. Fără curățenie, obții haos digitalizat.

Alerte, case management și documente

Alerte: manual sau reguli explicabile — praguri, fragmentare, jurisdicții risc, profil vs. istoric, documente expirate. Status, prioritate, motiv, tranzacții asociate.

Case management: alertă → caz cu flux: nou → analiză → documente solicitate → escaladat → decizie → închis/ suspect → pregătit raportare → raportat → arhivat. Fiecare schimbare salvată.

Documente: atașate la client și caz, etichetate, acces pe roluri — nu rătăcite în email.

Roluri, audit logs și dashboard

Roluri: analist, supervizor conformitate, admin, auditor, management (dashboard agregat). Separare acces la date sensibile.

Audit logs: creare/modificare alertă, caz, status, documente, note, decizii, export, permisiuni, autentificare — utilizator, dată, obiect.

Dashboard: alerte noi, cazuri în analiză/escaladate, timp mediu analiză, risc ridicat, documente expirate, cazuri fără acțiune, status raportări.

Raportare, integrare și securitate

Pentru caz suspect: date client, tranzacție, motiv, indicatori risc, documente, istoric analiză, decizie, persoane implicate — pregătire raportare mai rapidă, fără căutare în emailuri.

Integrare etapizată: Excel → apoi core financiar, CRM, KYC, screening. Securitate: auth, roluri, criptare, backup, jurnal descărcări, retenție.

Testare și lansare controlată

Scenarii reale: alerte → cazuri, permisiuni, audit, export, acces neautorizat. Lansare în paralel cu Excel pe cazuri limitate → migrare active → renunțare treptată la fișiere → rapoarte periodice în sistem.

Rezultate și lecții

Sistem centralizat, status clar, decizii motivate, trasabilitate, dashboard în timp real, risc pierdere informații redus. Control — nu mai depinde de memorie și emailuri.

• Excel util, dar nu ca sistem principal pentru procese auditabile;
• digitalizezi decizii și responsabilități, nu doar fișiere;
• audit logs și roluri de la început;
• migrare date vechi tratată serios;
• lansare etapizată, conformitate + tehnologie împreună.

Extinderi viitoare

Monitoring timp real, PEP/sancțiuni, scoring dinamic, ML prioritizare alerte, integrare KYC, workflow aprobare multi-nivel, API — fundație modulară, nu doar Excel înlocuit.

Concluzie

Digitalizarea AML nu e mutarea datelor din Excel — e un sistem controlat și auditabil. Pentru companii care încă gestionează alerte în spreadsheet, întrebarea e cât mai poate continua fără risc operațional. Un sistem AML real = control, încredere și creștere fără pierderea evidenței deciziilor critice.